S'organiser pour réussir

Le système GTD se compose de cinq étapes. La première étape, c’est la collecte. Le principe de la collecte, c’est de noter dans un fichier tout ce qui nous passe par la tête : nos idées, nos tâches, nos réflexions et des informations qui peuvent être utiles. Tous ces éléments, qu’on appelle des entrées, peuvent être notés dans un carnet de notes, ou encore dans un bloc-notes sur son téléphone : l’idée, c’est de toujours avoir ce carnet à portée de main pour pouvoir y noter toutes nos nouvelles idées. Ensuite, la deuxième étape, c’est la clarification. L’étape de clarification consiste à traiter les entrées. On classe ces entrées selon qu’il s’agit d’informations, de tâches ou de réflexions, et on va ensuite déterminer s’il s’agit de projets, ou encore de tâches que l’on peut accomplir dans l’immédiat. Quand la liste est traitée, vient l’étape de l’organisation. L’organisation, c’est l’étape où toutes les tâches deviennent concrètes : on met des “deadlines”, on détaille les projets et les prochaines actions à mener. Ensuite, avant de se mettre en action, il faut passer par l’étape de révision. Pourquoi ? Parce que faire des listes de tâches et tenir un calendrier ne nous aidera pas à devenir plus productif. Ce qui va aider, c’est de mettre en place des routines pour intégrer ce nouveau système GTD dans son quotidien. Prendre le temps, par exemple, de regarder son calendrier et ses tâches chaque matin. Enfin, on peut passer à la dernière étape du système GTD : l’exécution. C’est le moment où on va effectivement se mettre à travailler. Mais avant, pour optimiser sa journée de travail, évaluer le contexte dans lequel on est, le temps et l’énergie disponible, et déterminer enfin le niveau de priorité de chaque tâche du jour.